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关于印发《宁夏回族自治区药品监督管理局档案管理办法》的通知(宁药监综发〔2020〕31号)

信息来源:综合处  | 发布时间:2020-12-09

机关各处室、直属各事业单位:

《宁夏回族自治区药品监督管理局档案管理办法》已经2020年第28次党组会议审议通过,现印发你们,请遵照执行。

宁夏回族自治区药品监督管理局

2020年122

(此件公开发布)

宁夏回族自治区药品监督管理局

档案管理办法

第一章总则

第一条为加强我局档案管理工作,提高档案管理水平,根据《中华人民共和国档案法》2020年新修订)《机关档案管理规定》(国家档案局13号令)等有关规定,结合我局实际,制定本办法。

第二条本办法所称档案,是指本局及内设机构、直属各事业单位在履行职能过程中形成的,具有保存价值的各种门类、各种形式和各种载体的历史记录。主要包括文书档案、基建档案、会计档案、业务档案、实物档案、音像档案(照片、录音、录像等)、电子档案等。

第二章  档案工作机构与人员

第三条  局机关档案管理工作由综合处负责,包括局机关各类档案归集、管理,对各直属事业单位档案工作进行指导、监督和检查。机关各处室对本处室牵头开展或负责的各类专项工作等形成的档案进行收集整理,并按年度移交综合处统一管理。干部人事档案由机关党委(人事与老干部处)负责按照《干部人事档案工作条例》进行管理。

第四条直属各事业单位办公室(综合科)负责本单位各类档案的收集整理、归档和管理工作。

第五条 建立健全档案管理工作体系。成立我局档案工作领导小组,由分管副局长任档案工作领导小组组长,各处室负责人为成员,领导小组办公室设在综合处,综合处处长兼任办公室主任。局机关各处室、直属各事业单位应明确分管负责人和本处室、单位档案管理员,落实档案管理岗位职责。

第六条 档案管理人员应政治可靠,业务精通,严守秘密,忠于职守,并应保持相对稳定。

第三章档案的归档范围及要求

第七条机关档案类别:

(一)文书、会计档案、基建、人事档案;

(二)业务档案(即:机关履行行业特有职责形成的专业档案,如行政许可、行政处罚档案);

(三)照片、录音、录像等音像档案;

(四)业务数据、OA系统电子公文档案;(电子档案包括:各业务系统、办公自动化系统中形成的电子档案)

(五)印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等实物档案;

(六)其他档案。

第八条  归档范围:机关在日常公务活动中形成的归档文件材料;机关设立临时机构处理专项工作、处置突发事件、举办重要活动等形成的归档文件材料;机关承担重大建设项目、重大科研课题等形成的归档文件材料;机关所属机构撤销形成的归档文件材料;机关向社会和个人征集的、与机关有关文件材料等。

第九条  归档要求:

(一)归档的文件材料须按照文件的自然形成规律,保持文件之间的历史联系,保管期限划分得当,便于保管和利用;

(二)归档文件材料必须收集齐全、完整和系统,准确地反映工作活动真实内容和历史过程。归档文件材料如有缺失,须及时考证补齐,如有破损,应修复完整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制;

(三)项目档案在全部工程竣工验收后一个月内归档;(项目档案由项目建设单位,在项目建设过程中做好收集工作,应做到项目竣工验收后一个月内整理好后向机关档案室移交)重大活动档案待活动结束后一个月内)由活动牵头处室负责整理好后进行归档(包括声像档案、实物档案;会计档案在会计年度终了后,由财务部门经办人员按会计报表、账簿、记账凭证分别整理立卷归档,按类别、年度、月份排列编号,编制好检索工具(案卷目录),暂时保管一年,期满后,造册移交档案室。

(四)执行标准:

1.文书档案的收集范围按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局第8号令制定执行。

2.会计、科研、基建档案收集范围应当分别符合《会计档案管理办法》(国家档案局第79号令)、《科学技术研究档案管理规定》(国家档案局第15号令、《建设项目档案管理规范》DA/T28-2018)及《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》等规定。

3.照片档案的收集范围应当符合《照片档案管理规范》(GB/T11821)和《数码照片归档与管理规范》(DA/T50)规定。

4.其他门类档案收集范围按照国家相关规定执行。

5.电子文件应当连同元数据一并收集。收集的元数据应当符合《数字档案室建设指南》《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894)、《文书类电子文件元数据方案》(DA/T46)、《照片类电子档案元数据方案》(DA/T54)、《录音录像类电子档案元数据方案》(DA/T63)等规定。

第四章档案的保管及整理

第十条 局机关根据档案载体的不同要求对档案进行存储和保管,设置档案库房和柜架,并确保档案库房安全保管的技术标准和建设要求。档案存储和保管应当确保实体安全和信息安全。

第十一条 档案室应当做好防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作。库房温湿度应当符合《机关档案管理规定》(国家档案局13号令)要求。

档案库房不得存放与档案保管、保护无关的物品。

第十二条 档案工作人员应当监测和记录库房温湿度,根据需要采取措施调节;定期检查维护档案库房设施设备,确保正常运转;定期清扫除尘,保持库房清洁;定期采取措施,防治鼠虫霉等。

第十三条 机关及直属各事业单位档案管理部门应当定期组织人员对档案数量进行清点、对保管状况进行检查,定期对档案相关存储介质进行检查检查数据是否完整、读取状况等发现问题应当及时处理,并建立检查和处理情况台账。

第十四条加强在档案整理、保管、利用中的保密管理,确保保密文件及涉密信息的安全,防止失、泄密事件发生。

第十五条建立健全档案管理应急预案并根据工作需要组织演练,以应对突发事件和自然灾害。档案管理应急预案应当纳入机关总体应急预案。

第十六条 通过政府购买服务方式辅助实现档案工作基本任务的,应当严格限定社会化服务范围,严格审核服务提供方的信息安全保障能力和业务资质,并接受档案行政管理部门监督、指导和检查。

档案业务社会化服务限于档案整理、传统载体档案数字化、纸质档案数字复制件全文识别、电子档案管理技术支持等辅助性工作。社会化服务应当符合《档案服务外包工作规范》(DA/T68)规定。

第五章档案的利用

第十七条本单位工作人员借阅、利用档案,必须履行登记、签收、销号手续。外单位人员查阅我局档案实物,应持单位介绍信,经相关业务处室(单位)主要负责人审查、综合处审核同意,并经分管局领导批准。涉密档案按保密规定执行。

第十八条借阅人员要爱护档案并确保档案安全,不得擅自带出机关,严禁在档案和文件上勾划、涂改、折叠、剪裁、撕毁以及丢失,确保档案安全和整洁并保持档案原貌。违者视情节轻重分别给予批评、警告、通报等处理,情节严重者要依照《中华人民共和国档案法》追究法律责任。

第十九条借阅档案、文件必须及时送还。确因工作需要,经档案室工作人员同意可续借,续借必须重新办理借阅手续。借阅人出差或调动工作时,须将所借档案全部归还档案室。

第二十条涉密档案一般情况不能外借或者复印,确因工作需要借阅或复印的,严格按照保密文件相关管理规定执行。

第二十一条档案管理人员必须严格遵守保密制度,不断增强保密观念,牢固树立保密意识,忠于职守,遵纪守法,确保涉密档案的安全。

第二十二条 保密档案的管理和利用、密级的变更和解密必须按照国家有关保密的法律、法规的规定办理。

第六章档案的鉴定及销毁

第二十三条应当定期对已达到保管期限的档案进行鉴定处置。鉴定工作应当在档案工作协调机制下进行,由综合处负责人会同相关业务部门有关人员组成鉴定小组共同开展,必要时可邀请相关领域专家参与。

鉴定结束后,形成鉴定工作报告。对仍需继续保存的档案,应当重新划定保管期限并做出标注;对确无保存价值的档案,应当按规定予以销毁。

第二十四条经鉴定可以销毁的档案,应当按照以下程序销毁。

(一)档案管理部门编制档案销毁清册,列明拟销毁档案的档号、文号、责任者、题名、形成时间、应保管期限、已保管时间和销毁时间等内容,按档案工作协调机制报请审核批准;

(二)分管档案工作的局领导(单位负责人)、综合处负责人、相关业务处室负责人、档案管理部门经办人、相关业务部门经办人在档案销毁清册上签署意见;

(三)档案管理部门组织档案销毁工作,并与相关业务部门共同派员监销。监销人在档案销毁前,应当按照档案销毁清册所列内容进行清点核对;在档案销毁后,应当在档案销毁清册上签名或盖章。销毁清册应当永久保存。

第二十五条  档案销毁应当在指定场所进行。

第二十六条  电子档案和档案数字复制件需要销毁的,除在指定场所销毁离线存储介质外,还应当确保电子档案和档案数字复制件从系统中彻底删除。销毁时应当留存电子档案和档案数字复制件元数据,并在管理过程元数据、审计日志中自动记录销毁活动。

第二十七条  涉密档案的销毁应当符合《国家秘密载体销毁管理规定》。

第七章  档案的统计与移交

第二十八条  档案管理人员应当对所保管档案情况、档案年度出入库情况、档案设施设备情况、档案利用情况、档案移交进馆情况、档案鉴定销毁情况、档案信息化情况、档案工作人员情况、档案业务社会化服务等情况定期统计并建立完备的台账。

第二十九条  按照要求及时编制档案工作情况统计年报,汇总分析当年档案工作情况形成年度报告,报送同级档案行政管理部门或上级档案部门。

第三十条  各类档案应当按照国家有关规定定期向自治区档案馆移交档案。移交档案时,应当同时移交检索工具、编研成果。传统载体档案的数字复制件应当与档案原件一并移交。

向自治区档案馆移交前,应当按照相关规定做好移交档案的密级变更或解除工作,并提出划控与开放意见。

第八章附则

第三十一条业务档案由相关处室整理成卷后统一归档;行政处罚档案的案卷整理原则和顺序,按照《宁夏回族自治区药品行政处罚案卷评查办法(试行)》规定执行,由稽查局整理成卷后统一归档。

第三十二条本办法自印发之日起实施。

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